في ظل التحوّلات الرّقمية المتسارعة التي يشهدها قطاع التوثيق، أصبح الحفظ والتسيير الإلكتروني للأرشيف التوثيقي محورا استراتيجيا لتحديث مكاتب التوثيق، ويستجيب هذا المشروع لحاجة مهنية مُلحّة، تتمثل في الانتقال المنهجي والمدروس من الأرشيف الورقي التقليدي إلى أرشيف إلكتروني مؤمن، منظّم، وقابل للاستغلال بسرعة وكفاءة، وفق أفضل الممارسات الوطنية والدولية في تسيير الأرشيف التوثيقي، ومع مراعاة الأطر القانونية المتعلقة بحماية المعطيات ذات الطابع الشخصي.

الأرشيف التوثيقي الإلكتروني: من خيار تقني إلى ضرورة مهنية

لم يَعُد الأرشيف التوثيقي الورقي، مهما بلغت درجة العناية به، قادرا على مواكبة متطلبات البيئة التوثيقية الحديثة، فقد أظهرت تجربة مرافقة مكاتب التوثيق أن هذه الأخيرة تواجه تحدّيات متعددة، أبرزها:

• صعوبة البحث السريع عن العقود القديمة،
• تعرّض الأرشيف لمخاطر التلف أو الضياع أو التدهور الطبيعي للوثائق،
• استنزاف المساحة المادية داخل المكاتب،
• صعوبة تسيير الأرشيف مع توسّع النشاط التوثيقي.

وعليه، يُقدّم نظام الموثق الجزائري حلاَّ متكاملا يجعل من الأرشيف الإلكتروني أداة عمل يومية تدعم الأداء، لا مُجرّد مخزن للوثائق.

مزايا الأرشيف التوثيقي الإلكتروني

يوفّر نظام الموثق الجزائري بيئة متكاملة لحفظ الأصول والوثائق التوثيقية ضمن أرشيف إلكترونيمركزي وآمن، صُمّم لضمان أعلى مستويات الحماية والتنظيم، حيث:

• تُخزَّن الملفات مباشرة على الخادم المحلي للمكتب، وتُعرض بصيغة قراءة فقط، مع تعطيل إمكانيات التعديل أو التحميل أو الحذف، بما يحافظ على سلامة الوثائق،
• يمكن تتبع كافة العمليات من خلال تسجيل تحركات المستخدمين، مع حظر الحذف النهائي للملفات، وإتاحة إدارة الصلاحيات للموثق فقط،
• يعرض قسم حالة الأرشيف رؤية واضحة ومحدَّثة لوضعية الوثائق، من خلال التمييز بين المحفوظة وغير المحفوظة، وتوليد جداول دقيقة تُبرز الأصول الناقصة، إن وُجدت، بما يعزز كفاءة تسيير الأرشيف التوثيقي.

مشروع متكامل قائم على الخبرة الميدانية

بُني هذا المشروع على خطة مدروسة بعناية، تقوم على:

• تنظيم محكم وسلس لسير العمل،
• كفاءات بشرية مؤهلة ومُدرّبة،
• الالتزام القانوني والأخلاقي،
• تجهيزات تقنية وتنظيمية مناسبة.

التنظيم المحكم لسير العمل

يُدار مشروع رقمنة الأرشيف التوثيقي وفق برنامج عملي وواضح، يوازن بين الجودة والنجاعة من خلال المراحل التالية:

• الجرد ومعالجة الوثائق غير القابلة للرقمنة، بما فيها تلك الوثائق ذات المقاسات غير القياسية،
• المسح الضوئي عالي الدقة وتوليد نسخ رقمية مطابقة للمعايير،
• ربط الوثائق الرقمية بالملفات الإلكترونية ذات الصلة،
• فهرسة الوثائق وفق معايير موحدة لتسهيل البحث والاسترجاع،
• تكوين المستخدمين، بما في ذلك الأستاذ الموثق والكتاب المُخولون، على تسيير الأرشيف الإلكتروني.

الكفاءات البشرية المؤهلة

يولي نظام الموثق الجزائري أهمية قصوى لعامل الثقة باعتباره شرطا أساسيا في نجاح أي مشروع يتعامل مع معطيات حساسة، لذلك:

• يشارك فريق عمل متخصص في تحضير الوثائق، الأرشفة والمسح الضوئي، مع تدريبه على استخدام نظام الموثق الجزائري وتطبيق نجم الذي يربط بين النظام وبين أجهزة المسح الضوئي،
• يُعرَّف فريق العمل ببيئة العمل في مكتب التوثيق وخصوصياته،
• يُوقّع جميع أعضاء الفريق، قبل بدء المشروع، على “ميثاق الالتزام بالسرية وعدم الإفشاء” طبقا لأحكام القانون رقم 18-07 المعدّل والمتمّم بالقانون 25-11، المتعلق بحماية الأشخاص الطبيعيين في مجال معالجة المعطيات ذات الطابع الشخصي، والذي يلتزمون على أساسه بعدم استعمال، كشف، استخراج أو نسخ المعطيات ذات الطابع الشخصي التي يمكن أن يطلعون عليها أثناء ممارسة عملهم لأغراض غير تلك التي تدخل ضمن مهامهم طيلة المدة التي يمارسون فيها المهام المسندة إليهم وحتى بعد انتهاء علاقة العمل،

وعلى هذا النحو، نضمن السير الحسن للمشروع بما يتوافق مع واقع الممارسة التوثيقة والأطر القانونية المُنظّمة لها.

التجهيزات التقنية والتنظيمية

لتأمين أعلى مستويات الأداء والكفاءة، نُوفّر لفريق العمل مجموعة من التجهيزات، والتي تشمل:

• أجهزة مسح الضوئي عالية الأداء،
• حواسيب متصلة بالشبكة المحلية وأجهزة المسح الضوئي،
• طاولات عمل مناسبة لاستيعاب الأجهزة والوثائق،
• علب أرشيف عند الحاجة

وللموثق حرية اختيار طريقة توفير هذه التجهيزات، سواء عن طريق الشراء أو الكراء، بما يتماشى مع احتياجات المكتب وإمكانياته.

يُمثل مشروع رقمنة الأرشيف التوثيقي استثمارا استراتيجيا في كفاءة مكاتب التوثيق، حيث يجمع بين الحلول التقنية الحديثة والخبرة الميدانية، كما يرتكز على الكفاءات البشرية المؤهلة والملتزمة بالإطار القانوني والأخلاقي، بما يضمن حفظ وتسيير الأرشيف بشكل دقيق وآمن، ليصبح الأرشيف التوثيقي أداة عمل موثوقة تدعم الأداء اليومي للمكتب.