في مسعى رقمنة مكتب التوثيق، قررنا رفع تحدي مسح أرشيف المكتب كاملا. وقد سخرنا لتلك المهمة كافة الموارد البشرية والتقنية لضمان أداء العمل بشكل فعال، سلس وسريع.

بدءا بفريق العمل، أسندنا هذه المهمة إلى فريق متمرس من مشغلي الماسحات الضوئية للشروع في العملية والوقوف على أهم العراقيل والصعوبات التي تواجههم أثناء أداء العمل من أجل العمل على تذليلها في إطار بلورة خطة عمل ناجحة وقابلة للتطبيق على كافة مكاتب التوثيق .

ومن الناحية التقنية، جهّزنا غرفة الأرشيف بالمعدات الضرورية من حاسوب وماسحات ضوئية حتى يتسنى  لفريق العمل المكون من شخصين الشروع في مسح أكثر من 7000 عقد بأصله ووثائقه وملاحقه.  وبالإضافة إلى ما سبق ذكره، طورنا تطبيق نجم الذي يسمح بربط نظام الموثق الجزائري بمختلف الماسحات الضوئية، أيا كان نوعها وطرازها.

كما يضمن نظام الموثق الجزائري أمن البيانات التي يستقبلها بفضل خاصية تحديد صلاحيات المستخدمين وحفظ البيانات على الشبكة المحلية للمكتب، مما يحول دون إمكانية اختراقها والتلاعب فيها. 

وبعد عدة تجارب، توصلنا إلى خطة عمل تكمننا من تحقيق هدف مسح 100 عقد يوميا مع مسح الأصل والنسخة وحفظهما في الخانة الخاصة المخصصة لذلك وحفظ باقي الوثائق في خانة أخرى. ونضع تحت تصرف الموثقين الراغبين في المضي بخطوات متسارعة نحو الانتقال الرقمي فريق عمل كفء وكافة التجهيزات التقنية الضرورية للمسح الإلكتروني للأرشيف.